Când este construită corect și cu date complete, o analiză privind implementarea unui nou sistem/ o nouă aplicație IT este un instrument puternic pentru a induce o schimbare într-o organizație. Folosirea acestui tip de propunere structurată pentru a promova adoptarea noilor tehnologii de selecția furnizorilor (eSourcing) și / sau administrarea furnizorilor, asigură că deciziile sunt luate printr-un proces rațional deliberat, care oferă cea mai bună opțiune companiei. 

O analiză bine făcută comunică clar criteriile de decizie persoanelor executive (top management) și stabilește un precedent pentru evaluarea comparativă a achizițiilor viitoare.


In acest articol am creat un model de prezentare pe care îl poți descărca și ajusta la obiectivele și fluxul de lucru al organizației din care faci parte. Poți urma pașii următori:

  1. Descărcă șablonul de mai jos.
  2. Asigura-te că completezi provocări și obiective. Poți elimina, de asemenea, orice nu este relevant pentru echipa ta.
  3. Programează o întâlnire pentru a o prezenta părților interesate sau o poți trimite prin e-mail.




Modelul nostru este format din 3 secțiuni:


Provocări actuale/ Care sunt provocările actuale, dificultățile, nevoile?


Aici poți descrie provocările actuale cu care se confruntă organizația. Iată o posibilă listă:


  • Cheltuieli importante făcute în afara procedurii și/sau fără contracte 
  • Depășirea bugetelor din cauza lipsei de vizibilitate 
  • Activități manuale greoaie și supuse riscurilor operaționale ca de ex.: creare referate de achiziții, note de comandă furnizor, procesarea facturilor 
  • Incapacitatea de a negocia cu furnizorii din cauza lipsei de informații complete
  • Oportunități pierdute in piață din cauza lipsei de timp pentru a analiza in detaliu toate ofertele primite
  • Incapacitatea de a profita de reducerile oferite 
  • Măsurarea și limitarea riscului asociat furnizorilor
  • Echipa de achiziții este copleșită din cauza volumului mare de muncă
  • Angajarea de persoane noi în echipa de achiziții pentru a face față volumului mare de muncă




Obiective/ Ce obiective am referitor la îmbunătățirea activității de achiziții?


Aceasta secțiune poate fi împărțită în diferite categorii:


Reducerea costurilor

  • Abordare continuă și disciplinată a managementului costurilor
  • Obținerea și negocierea unor prețuri mai bune
  • Creșterea activității, dar fără o creștere a numărului de persoane in echipa de achiziții


Managementul riscului

  • Adăugarea de noi furnizori

  • Vizibilitate in detaliu și ușor a bazei de date cu furnizorii
  • Urmărirea și creșterea performanței furnizorilor  
  • Urmărirea și asigurarea conformității cu cerințele legale ale furnizorilor
  • Documentare adecvată a procesului de achiziții și de selecție al furnizorilor / traseu de audit


Viteza de afaceri/ operațională

  • Creșterea comunicării și vizibilitatea cu privire la proiectele de achiziții/aprovizionare

  • Asigurarea unu proces/flux de aprobări rapide și alinierea părților interesate (alte departamente, top management, juridic, etc)
  • Creșterea rapidă a operațiunile (de ex pentru afacerii sezoniere, etc)
  • Reducerea costurile rapid 




Indicatori și succes măsurabil / Ce indicatori măsurabili pot urmări pentru a ști ca îmbunătățim situația actuală?


Măsurarea unor indicatori specifici te vor ajuta să vă concentrați corect asupra problemelor și vor determina succesul oricărei inițiative.


Câteva exemple de indicatori împărțiți în grupuri de inițiative:


Îmbunătățirea cheltuielilor în management

  • Procentul numărului de furnizori cu 80% pondere in total plăți/cheltuieli
  • Cheltuieli in afar fluxurilor de aprobare ca procent din cheltuielile/plățile totală
  • Cheltuieli contractate ca procent din totalul cheltuielilor
  • Procentul cheltuielilor prin furnizorii aprobați/preferați
  • Procentul cheltuielilor făcute prin licitații și evenimente de achiziții (RFP/RFQ)


Reducerea costurilor

  • Reducerea cheltuielile bugetate
  • Economii la achiziția mărfurilor directe
  • ROI de achiziții = (reducerea costurilor + evitarea costurilor) / costul operațiunii de achiziții


Îmbunătățirea gestionării furnizorilor

  • Numărul de contracte active și aprobate
  • Numărul furnizorilor activi
  • Număr de furnizori cu un scor/ cu o evaluare in ultimele 6 luni 
  • Numărul furnizorilor cu risc ridicat
  • Numărul furnizorilor cu contracte întârziate


Operații manuale/ procesarea documentelor și a informațiilor

  • Timpul pentru înrolarea noilor furnizori
  • Timpul pentru selectarea furnizorilor și aprovizionarea proiectelor